Organização é hábito. E o que te ajuda a manter o hábito vivo na rotina é adotar algumas ações diárias, semanais e mensais.

Listei as principais ações que podem te ajudar a ter uma vida mais produtiva, leve e criativa.

1. Organizar

Vamos começar do início. Organizar é colocar as coisas em seus devidos lugares. Lugares esses que podem ser definidos com uma atenção consciente da sua rotina atual. Exemplos:

• Observe onde você sempre costuma colocar a chave de casa quando chega. Esse local é o ideal? Se for, defina aquele lugar como o de guardar a chave de casa e comunique às pessoas que moram com você. Se o local não for o ideal, veja qual pode ser, estabeleça o novo lugar, assuma o compromisso de sempre colocar a chave nele, e comunique aos outros moradores;
• Onde você costuma arquivar seus arquivos de estudos? É em uma pasta no computador? E esse é o melhor lugar? Talvez seja interessante arquivar em um serviço de nuvem ou utilizar uma ferramenta específica para isso;
• Além de organizar materiais físicos e digitais, organize suas informações. Em qual lugar você coloca os compromissos do mês que já possuem data e horário marcados? Agenda, planner, calendário? Defina esse lugar e o torne o seu lugar seguro. Sempre que precisar saber quais são as reuniões, consultas médicas, aulas, é ele que você vai consultar.

2. Planejar

Além das obrigações com datas e horas marcadas que geralmente são atreladas com demandas externas, o que mais gostaria e posso fazer na semana? Como e quando quero fazer?

• Não é para engessar o mês ou a semana. É para se preparar para as janelas de tempo e os horários disponíveis além das obrigações no trabalho. É até mesmo colocar na agenda aquele sextou para curtir uma série ou filme, ler um bom livro, comer uma pizza.

3. Registrar

Saber o que fez no dia, mês, ano, traz clareza sobre em quê você está investindo tempo e energia e o que você pode melhorar na rotina de modo geral.

• Anote na própria agenda, em um caderno como um diário de bordo, um bullet journal;
• Esse tipo de ação traz uma reflexão necessária para rotina. Chegamos em conclusões como: só atendi urgências na semana; não fiz nada além de trabalhar e apagar incêndio; passei a semana com a energia baixa por conta de enxaqueca; o almoço de quarta não me fez bem, comi em tal lugar, tal coisa.

4. Revisar/ atualizar

As duas ações são quase sempre feitas em conjunto. Você revisa o seu sistema de organização para atualizá-lo e adequá-lo a uma nova rotina, caso seja necessário.

• Não adianta manter uma agenda e não atualizá-la;
• Não adianta criar uma lista de ações em uma ferramenta, se você não manter o hábito de revisar e ver se ainda faz sentindo mantê-la ali ou é necessário delegar para alguém ou simplesmente não fazer mais.

5. Arquivar

O que é preciso arquivar para consultas futuras e que possa encontrar de modo rápido e prático.

• Você está fazendo um tratamento médico que pode durar uns 3 meses. É interessante arquivar em pasta física ou escanear e arquivar em ferramenta digital todo o histórico médico, exames, receitas;
• Está escrevendo um artigo, coletou artigos interessantes que leu e vai precisar consultá-los depois, arquive em um lugar e organize por temas (se for necessário);
• Utiliza muitas senhas? Crie uma lista com todas as senhas e logins;
• Arquive os contatos telefônicos importantes, em um lugar de fácil acesso, por ordem alfabética ou categoria de serviço – gás, água, manutenção de internet, manutenção de filtro.

As ações para uma rotina mais leve e produtiva são inspiradas em dois métodos de produtividade e organização, GTD – Getting things done, do David Allen, e Vida Organizada, da Thais Godinho. São recomendações práticas que nos ajudam a organizar o dia a dia e viver com menos estresse.

Livros dos métodos de organização e produtividade (adquirindo pelos links abaixo você contribui com meu trabalho na internet):

Vida Organizada (Thais Godinho)

GTD – A arte de fazer acontecer (David Allen)