David Allen, criador do método de produtividade GTD, diz que uma lista é “algum tipo de conjunto de lembretes que podem ser revisados”. A lista de lembretes que contém itens que demandam ação (coisas que precisam ser feitas) é chamada de “uma lista de lembretes de próximas ações”. É pegando carona nessa proposta que mantenho uma lista de tarefas sempre atualizada.

Lista de tarefas é algo que todo mundo faz. Quando o bicho pega, muita gente recorre a um papel e caneta para listar o que precisa ser feito. Mas nós podemos gerenciar as ações aos poucos, sem precisar chegar no ponto que o bicho pega, se mantivermos uma lista de tarefas sempre atualizada – em um caderno físico, em um bloquinho de tarefas ou em uma ferramenta digital.

Atualmente, minha ferramenta digital para as tarefas é o Notion. Já testei diversas outras, algumas até específicas para listas, porém gosto de usar o Notion (é gosto mesmo, preferência, não tem muita explicação).

Criei um template no Notion em que consigo gerenciar as tarefas por semana, mês, projetos/áreas/contextos. A minha página de tarefas é um banco de tarefas. Tudo que preciso fazer, seja uma tarefa única ou relacionada a um projeto, está no Notion. Em algumas tarefas há prazo interno (aquele em que eu decido no meu planejamento). Faço isso porque assim tenho as listas de tarefas “Nesta semana” e “Neste mês” atualizadas automaticamente na ferramenta.

Gosto de categorizar a minha lista de tarefas levando em consideração algumas áreas da vida e alguns projetos. Exemplos:

• pessoal: tarefas relacionadas beleza, autocuidado;
• casa: tarefas relacionadas à casa;
• rua: tarefas que preciso fazer fora de casa – como compras;
• CLA: tarefas relacionadas ao projeto do clube do livro Alagoinhas;
• pesquisadora: tarefas relacionadas à minha atuação como pesquisadora acadêmica;
• trabalho: tarefas relacionadas ao meu trabalho CLT;
• blog: tarefas relacionadas ao blog;
• coisas bonitas: tarefas relacionadas a loja virtual que tenho.

>> Livro A arte de fazer acontecer, do David Allen, na Amazon <<

Este post faz parte da série Meu sistema de organização.

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Todo esse período do mestrado foi um tempo de reaprender a estudar e de testar também soluções de organização para a vida acadêmica. Desse tempo fico hoje com bons aprendizados. E, sim, um deles ainda é imprimir apostilas e utilizar fichários. Mas digamos que agora o processo está mais aprimorado.

Mudei do Fichário Arquivo para o Fichário A4 e utilizo o Notion para catalogar no digital o material que está no impresso. E isso ajuda muito a manter uma lista organizada de leituras acadêmicas que serve de consulta na hora de qualquer produção.

Nesta semana eu tirei um tempo para migrar os arquivos do mestrado para o Fichário A4 e catalogar no Notion. Ainda não acabei. Pensei que um fichário seria suficiente mas não foi. Vou comprar mais um em breve.

No Fichário A4 uso divisórias para separar: material da seleção; material das disciplinas; material da dissertação.

No Notion, na minha página Acadêmica, tenho a database Biblioteca Acadêmica. Nela insiro todo material acadêmico que já li, estou lendo ou preciso ler. E uma das propriedades é Arquivado em com a opção de Fichário Mestrado 01. Tem também a propriedade Anotações em com a opção Fichário Mestrado 01 pois durante o mestrado utilizava folhas de fichário para os meus resumos e fichamentos.

Os Fichários A4 ficam na minha estante, junto com os livros e os cadernos de estudos. O fichário atual fica em cima da mesa junto com outros materiais que uso no momento.

*Este conteúdo faz parte de uma série sobre como utilizo o Notion na rotina. Já escrevi sobre Notion em outros momentos e você pode acompanhar através da categoria Notion.

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