– Jeniffer, qual ferramenta não pode faltar no seu sistema de organização?

– Uma agenda. E, em específico, uma agenda digital. De preferência, a Agenda do Google.

A agenda digital tornou-se uma companheira inseparável porque ela me lembra de tudo! E o fato de ser digital ajuda bastante com a questão de poder acessá-la onde estiver e a qualquer hora. Simplesmente, não largo mais. É a ferramenta mais constante por aqui. Nunca mudei desde quando comecei a utilizar.

O que coloco na minha Agenda

• Compromissos com data e hora;
• Lembretes de contas a pagar;
• Prazo de entrega ou conclusão de qualquer projeto;
• Aniversários;
• Atividade com recorrência (exemplo – o dia do planejamento semanal).

Exemplos

Este post faz parte da série Meu sistema de organização.

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A primeira pergunta é bem interessante.:

“Como consegue gerenciar app de organização e papel. Como não confundir onde está o quê?” (Luiza Peixoto)

Existem 5 tipos de informações que eu organizo:

1. COMPROMISSOS COM DATA E HORA MARCADAS
2. LEMBRETES PARA O DIA – atividades específicas do dia
3. TAREFAS A FAZER – tudo que preciso fazer
4. PROJETOS EM ANDAMENTO E CONCLUÍDOS
5. REFERÊNCIAS – arquivos, anotações, artigos, etc.

Todas essas informações estão no digital, em duas ferramentas principais: Google Agenda e Evernote. Apenas! Essas ferramentas ficam abertas ao longo do dia. E estão disponíveis em todos os meus dispositivos.

• Google agenda: compromissos com data e hora marcadas; lembretes para o dia.
• Evernote: Tarefas; projetos; referências.

No papel, eu tenho 4 ferramentas de apoio à minha organização:

1. Caixa de entrada
2. Caderno de apoio à rotina
3. Planner/ calendário
4. Commonplace book

O papel é o apoio ao meu sistema de organização. Eu não dependo do papel, ou de carregar esses cadernos para outros lugares. Vou falar de cada um:

1. Caixa de entrada

Um bloco de anotações para anotar todas as informações novas que chegam para mim nos momentos que estou focada em outras atividades.

2. Caderno de apoio à rotina

No meu Evernote tenho listado todos os meus projetos e suas respectivas tarefas/ações. Assim como também tenho tarefas de determinados contextos da vida. Como exemplo: CASA – reorganizar a minha estante de livros. A cada planejamento mensal/semanal, eu consulto o meu Evernote e faço uma seleção do que farei no mês corrente. Essa seleção eu coloco no meu caderno de apoio à rotina. O Evernote atua como um banco de tarefas. O caderno de apoio à rotina é o meu foco para o mês/ semana/ dia. Se por acaso, eu esqueça meu caderno ou viaje e não o leve, não tem problema nenhum. As minhas informações importantes estão todas no Evernote e no Google Agenda.

>> Saiba mais sobre o caderno de apoio à rotina

3. Planner/ calendário

O planner é uma ferramenta que eu uso bastante para planejamento. Antes de incluir as informações fechadas no digital, eu gosto bastante de rabiscar no papel. O papel me ajuda bastante a organizar as ideias. Eu sempre digo que por aqui tudo começa com uma folha de papel. E é isso mesmo! Depois que eu risco e rabisco bastante para organizar as minhas ideias, eu vou para o digital colocá-las em seus devidos lugares. Porque o digital me traz praticidade para acessar as informações a qualquer hora e em qualquer lugar.

4. Commonplace book

Esta ferramenta não é necessariamente uma ferramenta de organização e planejamento. Ela é mais para registros e escrita de referências. Mas estou falando sobre ela aqui porque mesmo utilizando um caderno para anotações de cursos, aulas, leituras, etc, eu mantenho a rotina de escanear as anotações mais importantes e arquivar no Evernote. Assim, mais uma vez, tenho a praticidade para acessar as informações a qualquer hora e em qualquer lugar

É muito importante conhecer métodos de organização e produtividade. Aqui as minhas bases são: Vida Organizada, GTD e Bullet Journal. Conheço os métodos, aplico o que funciona para mim, e personalizo as minhas ferramentas (papel ou digital).

Eu prefiro manter as informações importantes no digital porque gosto da praticidade de alterar sem rasurar e de poder ir para qualquer canto com elas no bolso. O papel é um queridinho. Amo canetas e cadernos, mas eu entendi que ele me ajuda muito mais a organizar a mente do que a manter as informações importantes. O papel aqui é um ponto de partida (alô, caixa de entrada). O digital guia todo o resto.

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